会社ではコスト削減と同時に、業務効率化も行うことでしょう。効率化は少しの工夫で行えますので、取り組みやすい部分です。業務の効率化はコスト削減とは、違った効果で売り上げアップに貢献できます。ただ業務効率化も、やり方を見極めないと、何から始めてよいかわからないということになります。そこで効率化のためのアイディアを紹介します。
ミスや失敗を利用する
業務効率化では、ミスや失敗はとても大きなヒントになります。ミスや失敗を上手くいかなかったとそのまま放置すれば、ただの欠点となりますが、効率化を考える上でのヒントとするととても役立ちます。
ミスや失敗があるということは、効率が悪く不便である部分があるということになります。つまりは改善の余地が生まれるのです。そこを改善すると、効率化を行うことが出来ます。たとえばあるべき文房具がいつもなくなっている、資料のマニュアルが古くてわかりにくい、などが改善できるべき点です。
現場にヒアリングする
業務を効率化するには、現場の声を元に行うのも大きな効果を生みます。
ただヒアリングを行うには、事前に質問する内容を決めておき、質問しなくても調べられることは調べてきます。社員全員にヒアリングを行っても良いですが、管理職など上の人物からヒアリングする方が効率的です。
アンケート方式だとじっくり答えられますが、言葉が上手く伝わらないこともあります。1対1だと細かいニュアンスまで伝わりますが、社員分の時間が必要です。
自動化できる業務を探す
業務を自動化するのも、効率化には効果的です。
自動化には一番簡単なのはITの導入でしょう。発注作業を手作業から自動発注システムにする、ロボットを導入してライン作業を自動化するなどのことがあります。
ただし自動化すると、人が介していない部分が生まれますので、誤作動やミスが発生する可能性もあり、間違ったまま業務が進むこともあります。あまりにも自動化をすすめると、急な変更や間違いにも対処できないということも起きます。自動化するにも重要な部分には、多少手間がかかっても人の手を介すようにすると、ミスが防ぎやすく良いです。
他社の事例を調べる
同業他社では業務効率化には何を行っているか調べ、それを自社でも取り入れていくというのも有効な方法です。また他業界でも良いので、効率化に使えそうなアイディアを探して見るというのも良いでしょう。
実際に他社と比べてみると、どこか無駄があるのか見えやすく、業界特有の無駄も見えてくることも多いです。他社と比較するので、自社の悪いところもわかりやすいです。
他社と比較すると言うことは、社員同士の業務内容を比べて無駄や劣ったところを見つける、コストで差が出る部分を見つけて自社環境を見直せる、業界全体と比べると自社の立ち位置がわかり今後の業務改善に繋げられる、などのメリットがあります。
業務効率化を主導するチームをつくる
業務効率化は、社員全体で取り組んだとしても、社員一人一人の意識に差がありますので、効率化に率先して取り組む社員と取り組まない社員という、2つが生まれてきます。これでは効率化にばらつきが出来て、上手く効率化が出来ないこともあります。
そこで効率化を主導していくチームを作るのです。このチームが各部署や社員の効率化への取り組みを指導し、管理していくようにします。また同時に効率化に関してわからないことがあれば、サポートする役割も果たし、社員からの質問に答えるようにします。
いわば主導チームは、カスタマーデスクのような役割を果たすでしょう。効率化を行うのでも率先して行うチームがあるのとないのでは、社員全体の取り組み方にも差が生まれてきます。
業務効率化の指標を決める
業務効率化のためのアイディアでは指標を決めるというのも、目標が出来てわかりやすく取り組みやすいです。
コスト削減や精度向上と漠然と言葉を並べても、どのように何をすればいいかわかりません。これは、業務を何分以内に完了させる、残業時間を何時間減らすなどの簡単な目標でも十分に指標となります。どこの企業の営業達成目標も、効率化のための指標と言えます。
ただ目標が思いつかない場合は、思いつく物を箇条書きしていき、その中からどれを目標として達成させるか決めていくことになります。目標を設定して達成のために効率化を図っていくなら、成果も算出し、それを次の効率化に繋げないと意味がありません。目標の投げっぱなしでは行っても無駄になってしまいます。
業務効率化のアイディアをご紹介しました。自動化したり、他社と比べてみたり、または業務効率化のチームを作ったり目標を立てたりするなどのことがあります。そして意外にも業務でのミスや失敗も、それを上手く活かしていけば効率化に繋げることも出来るのです。まずは出来そうだと思うことから始めてみると良いでしょう。目標を立てるなど具体的に数値にして効率化に取り組むと、取り組みやすく効率化も行いやすいでしょう。
