企業としては社員の効率というのは、業績にも繋がりますので重要です。特に効率が悪いと仕事も進まず長くかかりますので、それだけ業績に響くということになります。出来るだけ効率を良くするのが会社にとっての利益にもつながり、残業時間は経営者が頭を悩ませる問題です。出来るだけ残業時間を減らすにはどのような工夫をすればいいでしょうか？
残業時間を削減するべき理由
会社の社員の残業は、それだけ会社にとっては残業代が発生し、無駄なコストとなります。しかし残業時間を減らすことは、社員にとっても会社にとってもメリットがあります。
社員
社員にとっては、残業を減らすということは、それだけ定時までに仕事を終わらせることであり、効率的に仕事を使用と努力することになります。しかも残業が少なくなれば、社員は早い時間に家に帰れますので、プライベートな時間も確保でき、睡眠時間も十分に確保できます。そのことは、社員が健康で意欲的に会社で働ける環境を作ることにもつながり、会社にも活気が出ます。
また残業が多いと、社員は休暇自体も取りにくいという会社の雰囲気になり、それは有給休暇未消化にもつながり、良くない傾向を作ってしまいます。
会社
会社にとっては、残業を減らすのは残業代削減になるという大きなメリットがあるでしょう。また社員が効率よく働いてくれるので、企業利益にもつながり、経営者としても社員を管理しやすくなり、社員の動向も把握しやすいです。定時以降にどのような仕事をしているかわからない、ということもなくなります。
残業が減らない背景
残業が減らない背景は、まずは社員の意識に原因があります。仕事に無駄がある、定時までに仕事を終わらせる、という意識の欠如があるでしょう。上司のマネジメントにも問題がある場合があり、支持があいまいで効率よく仕事が出来ない、率先して仕事をしないので、部下も同じように仕事を手抜きする、などのことがあります。
企業風土にも残業が減らない要因はあり、昔から日本の企業は長く会社にいるほど、評価され働いていると見なされる雰囲気があります。定時に帰ろうとすると、他の社員から「最近残業していないけど、仕事しているの？」こんな言葉が出る会社は、残業に対する考え方が根本から間違っています。
企業の仕組み自体も残業を容認するシステムを作っています。残業申請のルールが不明確であったり、残業を精査する人がいない、残業量を把握できないなども、残業を作る要因となります。なかには給料欲しさに残業をする人もいますので、このあたりの対応も必要です。
残業を削減するアイディア
それでは残業を減らすアイディアは何でしょうか？以下にいくつか例を記載します。
ノー残業デーの設定
残業のしない日のノー残業デーの設定は有効です。たとえば金曜日はノー残業デーとすれば、金曜の夜から日曜まで休みとなるので、社員は休みを有意義に使えて良いです。最初は1ヶ月に数日導入し、徐々に毎週何日にするなど、実施していくと良いでしょう。
上司が率先して帰る
残業は行う人がいれば、自分も残らねばとなる傾向にあります。そのために会社の責任のある立場の上司や役職の方が、まずは率先して定時に帰るという方法もあります。ただこの方法には問題もあり、定時に上司が帰ると、監督する立場の人間がいなくなるので、部下や平社員が定時以降好き勝手にダラダラ残業をするというケースもあります。
仕事に集中できる環境づくり
仕事に集中できる環境を作ると、効率よく仕事が出来て残業も減らしやすくなります。デスクを整理したり、パーティションを設置して半個室にして集中しやすくする、ネット環境をソフトウェアなどで制限して余計なサイトにアクセスできないようにするなどあります。
またエクセルやワードで資料を作るとなると、細部まで凝って1日がかりで作るような社員もいますので、何時までに制作すると時間制限するのも有効です。
定時に空調を強制オフ
定時になったら空調を強制的にオフにするという方法もあります。空調を切りますので、オフィスは居心地が悪くなり、また空調が切られたことで、帰らないといけないという気持ちにもさせます。
フレックスタイムへの移行
フレックスタイムを導入し、社員が柔軟に働けるようにするという方法もあります。社員によっては柔軟な働き方の方が働きやすいという人もおり、フレックスタイムの方が残業を少なくできるという場合もあります。しかもフレックスタイムは、その月に定められた時間よりも少ない過不足分の勤務時間があれば、翌月に繰り越して調節できたりと、柔軟な働き方を提供できます。
いかがでしたでしょうか？残業時間を減らすためのアイディアをご紹介しました。すぐに導入するというのは難しいかもしれませんが、残業時間削減の参考にしてみてください。ただ色々導入しても残業が減らないとなると、ノー残業デーなどの強制的な方法をとるべきでしょう。
