エクセルやワードは業務上不可欠ともいえるほど使われるソフトです。ワードは、文書作成、資料作成など、パソコンで文章を作成する際に用いるソフトです。作成できる文書の種類も豊富で、様々なサイズに対応していますし絵や写真を挿入することも可能です。エクセルは表を作成するだけでなく、そこからデータの分析や集計ができるソフトです。エクセルはワードのように文書作成ができる一方で、住所録などのリストを作る際などに用いられます。この両方の特徴をよく理解したうえでソフトを活用すれば、より適切な資料作成ができ、作業の効率化を図ることができます。そして、この2つを連携させて資料を作成することもできるのです。では、エクセルからワードに差込印刷する方法をご紹介します。
差込印刷とは
差込印刷とは、同じ文章の内容を複数の人に送付する場合に効率を良くするために用いられる印刷方法です。差し込み印刷をすることによって、共通の部分を差し込んで印刷することができます。例えば、招待状の文言は同じでも、宛先となる人の名前や、住所はその都度変えなければなりません。1件ずつそれを手動で変えていると、とても時間がかかります。
そこでメインとなる文書の中に、別の住所録などで作成した内容を一部ずつ差し込んで印刷するという方法なのです。この方法を用いれば、もとからエクセルにある住所録などを利用して、ワードでメインとなる文書を作成したのちにそこに差し込むことができるので時間の短縮になります。作業の効率化のためにはぜひとも覚えておきたい機能といえるでしょう。
エクセルからワードに差込印刷する方法
エクセルで作成してあるデータベースの情報を、ワードの文書に差込印刷するにはどうしたらよいのでしょうか。そのためにはまずはエクセルで差し込みたい内容の一覧を作成することが必要です。表の作り方としては普段からエクセルを用いて表を作る際の普通の方法で構いませんが、１行目は見出し行に２行目のA列からデータを入力するようにしましょう。その後ワードで設定を行うのですが、officeのバージョンによってもその手順は以下のように異なります。
Office2007/Office2010の場合
- ワード文書に差し込みたい内容を印刷する余白を空けてテンプレートを作成します。
- その後差し込み印刷したい文書の種類を設定します。
- 差し込む文書を開きます。
- 差し込み印刷するデータベースを設定します。
- エクセル内の「シート」も指定します。
- データを差し込みたい場所にカーソルを立てます。
- そこに何を差し込みたいのかフィードを選びます。
- 印刷プレビューを開きイメージ通りに差込ができていることを確認して印刷します。
Ofiice2013の場合
- エクセルで差し込むデータを作成します。
- ワードでテンプレートを作成したのち、差込文書タブをクリックします。
- 差込文書タグ内の「差し込み印刷の開始」をクリックして印刷の形式を選択します。
- 宛先の選択で「既存のリストを使用」をクリックします。
- 作成しておいたエクセルのファイルを選択します。
- 差し込みたい場所にカーソルを合わせて差込フィールドの設定で差し込みたい内容をクリックします。
- 印刷プレビューを確認し、問題がなければ印刷します。
日付、金額などの表示形式が変わってしまう場合の対処法
エクセルファイルから差し込んだ後で日付や金額などの表記が変わってしまうこともあります。例えば、1/2と入力したいのに、１月2日と勝手に変換されてしまうなどです。こうした表記の変更は自分の思っていたイメージ通りの文書作成を妨げてしまいます。
しかし、こうした勝手な表記の変更を防ぐ方法はとても簡単です。エクセルのファイル内の1/2と入力した個所の入力方法を「’1/2」とするのです。最初に「’」を挿入することによって自動で書式を変更しないように設定されます。この「’」は「半角英数状態で[Shift]キーを押しながら数字の[7]キーを押すことによって簡単に出すことができます。
また、列ごとにまとめて同様の設定をしたい場合には、変換させたくないセルを選択した状態で「ホーム」タブの「配置」のボタンをクリックします。そうすると「セルの書式設定」という画面が開きます。そこで「表示形式」を選択し、タブから文字列を選びOKをクリックするとそこに入力された数字や記号はそのままの表記の仕方で表示されるのです。
こうしたちょっとした作業の方法を知らないと、どのようにしたら思い通りに印刷できるのかで多くの時間を費やしてしまいかねませんし、作業の効率もかなりの程度落ちてしまうことでしょう。エクセルやワードを完璧に使いこなすようになるのは難しいかもしれませんが、実際の作業場使用頻度の高そうな機能や、そのための方法は覚えておいて損はないでしょう。
